Para cadastrar um usuário no Unico Auto é necessário ter um e-mail disponível ou o número de celular do colaborador para que o mesmo receba o convite e preencha os dados pessoais e crie uma senha. Abaixo mostraremos o passo a passo de como realizar o cadastro.
Para dar início, é necessário clicar no ícone de engrenagem (1) conforme abaixo e logo em seguida o sistema irá expandir o menu, posicione o mouse sobre o campo “Gestão de usuários”(2) e em seguida clique em “Convidar Usuários” (3).
Ao clicar em “Convidar Usuários”, o sistema irá apresentar a tela abaixo:
O primeiro passo é definir se o colaborador terá acesso a todos os estabelecimentos do Grupo (Filial) ou alguns estabelecimentos selecionados (Grupo) ou apenas um único estabelecimento (Estabelecimento).
Feito isso basta apenas clicar na opção desejada.
Quando selecionada a opção “Grupo” ou “Estabelecimento” o sistema irá apresentar os campos abaixo:
Quando o tipo de usuário for “Grupo”, o usuário em questão terá acesso a 1 ou mais estabelecimentos como é mostrado na imagem abaixo.
Mas quando o tipo de usuário for “Estabelecimento”, o usuário em questão terá acesso apenas a 1 grupo de estabelecimento e 1 estabelecimento como é mostrado abaixo.
Após os preenchimentos acima, aparecerá as permissões dos usuários de acordo com as suas funções.
OBS: Os perfis de usuários e suas permissões são cadastrados e predefinidos após o mapeamento durante a implantação, caso seja necessário alterar as permissões ou criar novas funções iremos explicar o passo a passo no capítulo “nome do capítulo com link”.
E sempre estaremos disponíveis para tirar dúvidas em nosso atendimento (email e telefone).
Ao clicar em “Funções de usuário” (1) como é mostrado na imagem abaixo, o sistema apresentará a lista de funções disponíveis. Caso precise editar a função é só clicar em “Editar funções” (2).
Com a função do usuário escolhida, permissões irão aparecer na tela.
AS FUNCIONALIDADES DE CADA PERMISSÃO:
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Alterar função: Permite que o usuário altere a função em que precisa atuar, ex: de Gerente para Vendedor.
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Alteração de senha: Permite que o próprio usuário altere sua senha no sistema quando necessário.
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Anexar Formulário: Permite que o usuário possa anexar formulários aos processos em andamento.
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Aprovação de documento: Permite que o usuário aprove documento nos fluxos de aprovações de notas.
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Assinatura digital: Permite que o usuário assine documentos digitalmente escrevendo sobre eles.
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Atribuição de recurso perfil: Permite que o usuário atribua recursos como esses da lista para outros usuários, função de gestor do sistema.
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Atualização de processos: Permite visualizar o andamento dos processos em forma de lista.
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BPM no card do processo: Permite visualizar o andamento dos fluxos BPM e com impressão em PDF.
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Cadastro de indexadores: Permite cadastrar os indexadores em processos BPM e informar o título. Ex: valor, texto, números.
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Cadastro de notificação de Upload: Permite cadastrar uma notificação vinculada ao indexador do processo GP. Ex: data de nascimento.
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Cadastro de estabelecimentos: Permite cadastrar o estabelecimento após o cadastro do grupo do estabelecimento e a pessoa jurídica. (Os clientes/usuários e unico | auto têm acesso).
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Cadastro de filial: Permite cadastro de uma empresa nova ( Acesso interno unico | auto).
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Cadastro de grupo de processos: Permite o cadastro de um grupo de processo. Ex: Grupo financeiro.
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Cadastro de lista: Permite cadastrar as listas que são vinculadas aos indexadores, tipo lista ou checkbox.
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Cadastro de pessoas jurídicas: Permite cadastrar um CNPJ novo do cliente.
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Cadastro de tipos de documentos: Permite cadastrar documentos e selecionar se possui assinatura digital ou colaboração
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Cadastro de tipos de processos: Permite cadastrar processos. Ex: Processo de notas de pagamento.
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Cadastro/Alteração/Exclusão - Perfil de Usuário: Permite cadastrar, alterar e excluir um perfil de usuário.
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Cadastro/Alteração/Exclusão - Tipo de Documento: Permite além de cadastrar, alterar e excluir um tipo de documento.
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Cancelar documentos: Permite o cancelamento de documentos sem excluir a informação do banco de dados.
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Captura de Scanner: Não está disponível na versão Workspace, mas permite escanear um documento dentro do unico | auto.
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Captura de documentos: Permite anexar documentos armazenados no computador.
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Checklist: Não é mais utilizado.
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Conferir em lote: Permite selecionar vários documentos e conferir de uma só vez.
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Convidar para colaborar: Permite enviar um convite para o cliente final para anexar documentos por SMS ou E-mail.
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Dashboard de aprovações: Ainda só está disponível na versão legado, mas permite visualizar as aprovações dos processos em dashboards.
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Dashboard de processos: Permite visualizar o andamento dos processos em dashboards.
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Editar processo sit. final: Permite editar um processo já finalizado.
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Editar documentos: Permite editar o indexador do documento.
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Editar documento em lote: Permite selecionar vários documentos, mas é necessário ser do mesmo tipo de documento, e editar de uma vez só.
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Editar indexador com restrição de datas: Permite editar documentos com restrição.
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Editar processo: Permite editar os indexadores do processo.
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Excluir anexo: Permite excluir os anexos do documento.
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Excluir documento: Permite a exclusão de documentos.
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Excluir processo: Permite excluir o processo.
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Exportar Excel: Permite exportar os indexadores do processo em Excel.
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Formulário Dinâmico: Permite cadastrar os indexadores do formulário.
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Formulário Antigo: Permite cadastrar indexadores e templates.
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Gestão de Workflows: Permite criar e editar processos BPM.
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Gestão de usuários: Permite acessar ao menu “Ficha de usuários”, “Convidar usuário”, verificar os “Convites enviados” e editar os já cadastrados.
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Implantação/Cadastro: Esta permissão na versão Workspace virou “Cadastro”, e permite acessar os menus: “Processos”, “Formulários”, “Cadastro de empresas” e etc…
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Implantação/Sistema: Na versão Workspace virou “Cadastro”.
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Incluir anexo de documento: Permite incluir um anexo dentro de um documento.
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Inserir formulário: Não é utilizada mais.
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Ler código de barras: Permite que o sistema identifique um código de barra escaneado no sistema.
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Liberar vencimento por SLA: Permite liberar a assinatura após o vencimento do SLA
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Login no app: Liberar acesso ao app
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Mapa de processos - Documento: Permite mudar o tipo de pesquisa, na tela inicial, de documentos para processos.
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Menu Implantação: Na versão Workspace virou “Cadastro”.
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Menu assinatura: Não é muito usado por ter sido feito específico para um cliente.
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Menu capturar documentos: Na versão WorkSpace virou o (+) que permite iniciar um processo.
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Menu dashboard: Permite visualizar os indicadores e o andamento dos processos.
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Menu processos: Na versão WorkSpace virou o botão home.
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Menu relatórios: Menu de consulta de relatório e importação XML.
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Mover documento: Permite mover documentos entre processos.
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Mover documento de estabelecimento: Permite mover documentos entre estabelecimentos.
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Mover documentos entre Tipos de Processo: Permite mover documentos entre os processos.
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Mover múltiplos documentos: Permite mover vários (2 ou mais) documentos entre processos.
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Mover múltiplos documentos de estabelecimento: Permite mover vários (2 ou mais) documentos entre estabelecimentos.
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Mover processo de estabelecimento: Permite mover o processo (conjunto de documentos) entre estabelecimentos.
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Notificação de processo: Permite o usuário ser notificado de acordo com o processo definido.
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Notificação: Permite notificações no sistema.
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Perfil Workflow: Permite criação de tarefa vinculada nos perfis workflow dos processos GP.
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Reservar processo: Permissão para reservar o processo por tempo determinado do tipo de processo GP (a partir do tempo limite só o colaborador que reservou consegue editar o processo).
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Resolver pendência de documento: Permite resolver uma pendência através do botão “Resolver Pendência”.
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Tela de Documentos: Na versão Workspace, as informações ficam na tela inicial (“Home”).
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Tela de Estabelecimento x IP: Funcionalidade TI.
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Tela Filial x IP: Funcionalidade TI.
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Tela de Grupo de Estabelecimento x IP: Funcionalidade TI.
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Tela importação de XML: Na versão Workspace, essa permissão está no “Menu Relatório”. E permite importar de forma manual XML e DANFE desde que o certificado digital esteja configurado.
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Tela de Relatórios Agendados: Na versão Workspace, essa permissão está no “Menu Relatório”. E permite a visualização de relatórios.
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Template de visualização: Permite criar um novo template e visualizar os já existentes.
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Visualizar documento: O usuário consegue visualizar os documentos anexados no processo.
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Workspace: O usuário só tem acesso a versão nova na plataforma do unico | auto.
Workspace com chaveamento: O usuário tem acesso a versão nova da Vianuvem (Workspace) e a versão legado.
Logo abaixo das opções de permissões haverá mais 3 permissões necessárias.
- Permitir acesso de IP externo: Permite que o colaborador acesse o sistema fora dos domínios da rede da empresa. (necessário configurar com a equipe de T.I durante a implantação.
- Permitir que o usuário consulte documentos que não são de sua conferência: Permite que o colaborador consulte notas fiscais ou outros documentos anexados por participantes dos fluxos do processo.
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Permitir que o usuário consulte processo de outros usuários: Permite que o colaborador pesquise e veja todos os processos de outros usuários dos quais eles têm os processos em comum nos perfis e estabelecimentos.
Após escolher e assinar todas as permissões para o usuário em questão, é necessário preencher os dados do colaborador para o envio do convite.
Abaixo, é onde definimos o login do colaborador e para qual e-mail ou telefone iremos enviar o convite para cadastro no sistema.
- Ao digitar um login desejado o sistema irá informar se esse login está disponível para uso, quando disponível o ícone de cor verde irá aparecer confirmando a disponibilidade.]
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Preencha o nome do colaborador e insira um e-mail ou número de celular, feito isso basta apenas clicar em enviar convite.
2. COMO VERIFICAR SE O CADASTRO FOI FEITO?
Após o envio do convite, é possível verificar se o colaborador se cadastrou no sistema unico | auto. É necessário clicar no ícone de engrenagem (1) conforme abaixo e logo em seguida o sistema irá expandir o menu, posicione o mouse sobre o campo “Gestão de usuários”(2) e em seguida clique em “Convites enviados” (3)
A partir do clique em “Convites enviados”, abrirá a página abaixo:
Para verificar, insira o e-mail para qual o convite foi enviado e pesquise no campo destacado abaixo:
Caso o usuário não tenha se cadastrado ainda, o convite ficará em vermelho como mostra a imagem acima, porém se o usuário já estiver cadastrado ficará em verde conforme abaixo:
- Para enviar solicitações, clique em abrir Solicitação no menu superior ou utilize os botões localizados no rodapé, como 'Envie um E-mail' ou 'Converse pelo WhatsApp'.
- Escolha a opção Criação de usuários - até 2 usuários ou Criação de usuários em lote, acima de 2 usuários:
- Criação de usuários - até 2 usuários
Preencha os campos disponíveis no formulário.
- Criação de usuários em lote - acima de 2 usuários
Para criação de usuários em lote acima de 2 usuários, faça o download da planilha clicando aqui, e preencha os campos com os dados de cada usuário.
Em seguida, acesse uma das opções de contato para visualizar o formulário, no campo Anexos(opcional) suba o arquivo já preenchido. Clique em Enviar para concluir o processo.
⚠︎ Importante: para garantir a segurança no compartilhamento de informações requisitadas pelos nossos clientes, preservando a integridade e confidencialidade dos dados, não será permitido a criação de usuários com endereços não estão relacionados ao domínio da empresa, ou seja, que utilizam domínios como @gmail, @hotmail, @yahoo, entre outros.
